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《松江一中文书档案立卷归档要则》
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| 文书档案立卷归档范围 凡是反映本校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围。 —、文书类。 1、上级机关颁发的属于本校主管业务并要求执行的文件，以及普发的、非本校主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 2、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 3、上级领导视察、检查本校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料； 4、代上级机关草拟并被采用的文件草稿和印本。 5、本校教代会、党、政、工、团召开代表大会、工作会议的全套会议文件、以及各种声像材料（由召开部门收集归档）； 6、学校党总支、行政会议文件材料，学校召开的各种工作会议，专业会议材料； 7、学校颁发的（包括转发）及与其他机关联合颁发的各种正式文件的答复稿、印刷稿、重要文件的修改稿。 8、学校的请示与上级机关的批复文件；各科室的请示与学校的批复文件。 9、学校及其各科室在各项工作活动中形成的工作计划、总结、报告。 10、学校检查各科室工作，调查研究形成的重要文件材料； 11、学校的各种统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。 12、学校党总支、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。 13、内容重要的人民来信、来访材料及领导的批示；本校处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。 14、学校领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本校有关的未经文书处理登记的文件材料； 15、本校成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织原则、人员编制等文件材料； 16、学校制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 17、本校的历史改革、大事记、年鉴、反映本校重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉、奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物以及展览照片等材料。 18、本校的干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、复职、退休、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料； 19、学校办理的干部、工人的工资转移，行政、党、团、工会组织介绍信及存根； 20、本校财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 21、本校编印的情况反映、简报、校报及有关刊物的定稿和印本；编辑出版物的定稿、样本； 22、学校与有关单位及个人签订的各种合同，协议书等文件材料； 23、学校在外事活动中形成的重要资料； 24、各种普查工作中形成的文字材料。 二、基本建设类。 1、有关本校区域变化、解决地界、征用土地等的文件材料（含红线图、批准书、契约、合同等）。 2、本校各专业对外技术服务及本校的土木建筑（含教学用户、住宅、库房等）及抗震加固工程形成的技术文件材料。 三、会计类。 本校（包含各科室应上报学校的）会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料（具体内容请见会计档案保管期限表）。 四、教学、科研类。 1、学校制定的各种教学制度、办法、规章、条例；有关教学工作的各类会议文件、纪要、安排、总结； 2、学籍管理材料（学籍卡、新生登记表、成绩册）；学籍变更材料（升级、留级、休学、复学和退学材料）；学生奖惩材料、招生计划、新生名册、毕业班合影照、毕业证书存根等； 3、课程安排表和教学进程表，教学年历； 4、本校编制的电化教学录音、录像带等； 5、有关教学经验的总结，教学方法的研究，教学手段的改进，教学效果的反馈，教学改革，课题研究，学术论文，专题发言等原始资料； 6、教职工在各种报刊杂志上发表的文章，在各种学术会议上交流的文章以及各种研究成果的奖励文件；校、科教育研究课题的成果、报告及其审查鉴定文件； 7、教职工编译正式出版的各种学校专著、教材、教学参考资料等； 8、师资培训计划、考核、总结、出国进修工作等有关材料； 五、设备、仪器类。 各种大、中型（千元以上的）机具、设备、动力机械、电子仪表、仪器、各种车辆设备、文印设备等全套图纸、照片、计算书、说明书、合格证、验收记录、测定数据，性能鉴定材料、运行记录、技术操作规程、检修记录、重大事故的调查分析及处理报告、事故记录以及在养护维修和大修过程中产生的技术文件材料。 归档要求 1、凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图象清楚，书写工整，禁止用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。 2、立卷部门应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称。 3、根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映学校重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对本校有参考利用价值的，列为短期保存。 档案的管理、保管与查阅 1、档案室的库房应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。 2、案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图。 3、建立健全案卷，以积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告，交接凭证检查记录等材料。 4、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题及时向分管领导汇报。 5、建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续。并严格履行查阅、借用手续。 6、借阅档案，经领导同意后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密、遗失、涂改和污损、违反规定者，按有关规定予以处理。 |
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